Hilfe: Mitarbeiterverwaltung

Diese Hilfe erklärt das Modul Mitarbeiter. Hier verwalten Sie persönliche Verwaltungszugänge, ordnen Mitarbeiter einer Gruppe zu und vergeben bei Bedarf zusätzliche individuelle Berechtigungen.

1. Was passiert im Modul Mitarbeiter?

Einstieg: Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Zugang. Die Grunddaten identifizieren die Person, eine Gruppe bündelt die üblichen Aufgaben und Rechte und individuelle Rechte ergänzen die Gruppenzuordnung.

Die Oberfläche besteht aus zwei Bereichen:

  1. Mitarbeiterliste: Vorhandene Mitarbeiter nach Name oder E-Mail suchen und auswählen.
  2. Detailbereich: Grunddaten, Gruppe und Rechte des ausgewählten Mitarbeiters bearbeiten.
Merksatz: Verwenden Sie für jede Person einen eigenen Zugang. Rechte lassen sich so nachvollziehbar vergeben und später gezielt wieder entziehen.

2. So lege ich einen Mitarbeiter an

Einstieg: Mit Neu leeren Sie das Formular und bereiten einen persönlichen Mitarbeiterzugang vor.

Anleitung

  1. Auf Neu klicken.
  2. Im Reiter Grunddaten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eintragen.
  3. Mit E-Mail prüfen feststellen, ob bereits ein Spielerkonto existiert.
  4. Wenn kein Spielerkonto verknüpft wird, ein Passwort mit mindestens acht Zeichen vergeben.
  5. Im Reiter Gruppe die passende Benutzergruppe auswählen.
  6. Im Reiter Rechte nur notwendige zusätzliche Rechte aktivieren.
  7. Mit Sichern den Mitarbeiter anlegen.
MUSSVorname und Nachname Der vollständige Name macht den Zugang in der Mitarbeiterliste eindeutig erkennbar.
MUSSE-Mail-Adresse Persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Sie wird zugleich als Benutzername verwendet.
MUSSPasswort Für einen eigenständigen Zugang sind mindestens acht Zeichen erforderlich.
KANNGruppe und Rechte Legen fest, welche Bereiche und Funktionen der Mitarbeiter verwenden darf.
Wichtig: Nutzen Sie keine gemeinsamen Sammelzugänge. Eine persönliche E-Mail-Adresse verhindert Verwechslungen und erleichtert die spätere Pflege der Berechtigungen.

3. Vorhandenes Spielerkonto verknüpfen

Einstieg: Ist ein Mitarbeiter zugleich Spieler im Verein, soll kein zweites Konto entstehen. Die E-Mail-Prüfung erkennt ein vorhandenes Spielerkonto und bietet die Verknüpfung an.

Anleitung

  1. Die persönliche E-Mail-Adresse eintragen.
  2. Auf E-Mail prüfen klicken.
  3. Wird ein Spielerkonto gefunden, die angezeigten Kontodaten kontrollieren.
  4. Mit Verknüpfen bestätigen.
  5. Gruppe und Rechte für den Mitarbeiterzugang festlegen und anschließend speichern.
Hinweis: Mit Verknüpfung aufheben können Sie die Auswahl vor dem Speichern zurücknehmen. Die E-Mail-Adresse des Spielerkontos wird dadurch nicht geändert.

4. Mitarbeiter suchen und bearbeiten

  1. Im Suchfeld links einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse eingeben.
  2. Den gewünschten Mitarbeiter in der Ergebnisliste auswählen.
  3. Zwischen Grunddaten, Gruppe und Rechte wechseln.
  4. Die benötigten Änderungen vornehmen.
  5. Mit Sichern speichern.
Wichtig: Abbrechen verwirft noch nicht gespeicherte Eingaben. Wechseln Sie erst nach erfolgreichem Speichern zu einem anderen Mitarbeiter.

5. Gruppen zuordnen

Einstieg: Gruppen bündeln zusammengehörige Berechtigungen, beispielsweise für Vereinsmanager oder Trainer. Nach der Auswahl zeigt die rechte Seite die globalen Stammdaten und Rechte der Gruppe.

Anleitung

  1. Einen Mitarbeiter auswählen oder neu anlegen.
  2. Den Reiter Gruppe öffnen.
  3. Die fachlich passende Gruppe in der Liste auswählen.
  4. Beschreibung und enthaltene Rechte in der Detailanzeige prüfen.
  5. Mit Sichern speichern.
Empfehlung: Wählen Sie die Gruppe nach der tatsächlichen Aufgabe der Person. Zusätzliche Einzelfälle werden anschließend im Reiter Rechte ergänzt.

6. Rechte vergeben

Einstieg: Im Rechtekatalog sehen Sie alle verfügbaren Berechtigungen. Rechte aus der gewählten Gruppe sind als Über Gruppe gekennzeichnet. Zusätzlich aktivierte Rechte erscheinen als Individuell.

Anleitung

  1. Den Reiter Rechte öffnen.
  2. Prüfen, welche Rechte bereits über die Gruppe vergeben sind.
  3. Nur die zusätzlich benötigten individuellen Rechte aktivieren.
  4. Die Zusammenfassung unter Ausgewählte Rechte kontrollieren.
  5. Mit Sichern speichern.
Sicherheitsregel: Vergeben Sie nur Rechte, die für die konkrete Aufgabe erforderlich sind. Ein über die Gruppe erteiltes Recht wird über die Gruppenzuordnung verwaltet und kann hier nicht einzeln abgeschaltet werden.

7. Mitarbeiter löschen

Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter in der Liste aus. Prüfen Sie Name und E-Mail-Adresse sorgfältig und klicken Sie anschließend auf Mitarbeiter löschen. Die Sicherheitsabfrage muss bestätigt werden. Das Konto wird als gelöscht markiert und aus dem Verein entfernt. Buchungen und Rechnungen bleiben erhalten. Zugehörige Zutrittskarten und PINs werden freigegeben. Ein Hauptkonto und andere verknüpfte Profile bleiben bestehen. Für eine vorübergehende Sperre verwenden Sie Zugang deaktivieren.

Vorsicht: Löschen Sie einen Mitarbeiterzugang nur, wenn die Person keinen Verwaltungszugriff mehr benötigt. Ein verknüpftes Spielerkonto kann weiterhin für Buchungen benötigt werden.